Ausgangslage
Der Mandant ist ein in zweiter Generation geführter Generalunternehmer im Bereich Wohnungsbau, Gewerbebau und sanierende Komplettleistungen. Auftragsvolumen rund 28 Mio €/Jahr, 75 Festangestellte plus regionale Subunternehmer-Netzwerke. Die Kalkulations-Abteilung mit 4 Senior-Kalkulatoren und 2 Junior-Kalkulatoren bearbeitete 220 Ausschreibungen pro Jahr — bei einer Trefferquote von 24 %.
Druck-Punkte: Kalkulations-Zeit pro mittlerer Ausschreibung 28 Stunden, was bei 220 Vorgängen rund 6.200 Personen-Stunden pro Jahr bedeutete — gleichbedeutend mit knapp 4 Vollzeit-Stellen, faktisch der gesamte Kalkulations-Output. Eine Erhöhung der Anzahl bearbeiteter Ausschreibungen war ohne weitere Einstellungen nicht möglich, der Kalkulator-Markt war faktisch leer.
Ziele & KPIs
- Kalkulations-Zeit pro mittlerer Ausschreibung ≤ 18 Stunden.
- Trefferquote ≥ 32 % (Vor-Niveau 24 %).
- Anzahl bearbeiteter Ausschreibungen ≥ 280/Jahr (vorher 220).
- Akzeptanz im Kalkulator-Team ≥ 70 % nach 90 Tagen Live-Betrieb.
Die Lösung
Komponente 1: LV-Analyse & Strukturierung
Eingangs-Pipeline für GAEB-XML, GAEB-PDF und freie PDF-LVs. GAEB-XML wird strukturiert eingelesen, PDFs gehen durch OCR (Tesseract + manuelle Fallback-Regeln) und LLM-basierte Strukturierung. Output: normalisierter Daten-Satz mit Positionen, Mengen, Einheiten, Beschreibungstext, Hinweisen.
Komponente 2: Mengen- und Preis-Vorbefüllung
Je Position: Vektor-Suche in der historischen Projekt-DB nach den ähnlichsten 5–10 Vor-Positionen, gewichtet nach Bauleistungs-Typ, Volumen, Region, Jahr. Inflations-Adjustierung über DESTATIS-Indizes. Output: Vorschlags-Einheitspreis (Median + 25-/75-Perzentil), Material-/Lohn-Anteil, Risiko-Hinweise (z. B. „Position selten in unseren Projekten — manuell prüfen“).
Komponente 3: Risiko- und Kontext-Schicht
Externe Daten-Feeds (Stahl-/Beton-/Holz-Indizes, Energie-Preise) plus interne Subunternehmer-Verfügbarkeits-DB. Hinweis-System mit Eskalations-Logik bei strukturellen Abweichungen vom historischen Median.
Vorgehen & Zeitplan
Vom Kick-off bis zum Live-Betrieb
- 1Woche 1–3
Discovery + Datenaufbereitung
Use-Case, historische Projekt-DB normieren, GAEB-Konvertierungs-Tests.
- →Daten-DB
- →Pilot-Scope
- 2Woche 4–10
Pilot LV-Analyse + Vorbefüllung
Pilot auf 12 echten Ausschreibungen, Schatten-Modus parallel zur klassischen Kalkulation.
- →MVP
- →Eval auf 12 Fällen
- 3Woche 11–18
Roll-out auf alle Ausschreibungen
Live-Schaltung mit 2 Senior-Kalkulatoren als Co-Entwickler, schrittweiser Vertrauens-Aufbau.
- →Live-System
- →Schulung
- →Hyper-Care 6 Wochen
Ergebnisse nach 12 Monaten Live-Betrieb
Gemessen über 12 Monate Live-Betrieb
Die Kalkulations-Zeit pro mittlerer Ausschreibung ist von 28 auf 16 Stunden gefallen. Die Trefferquote ist von 24 % auf 36 % gestiegen — Hauptursachen: präzisere Mengen-Vorbefüllung (weniger Über-/Unter-Mengen) und schnellere Antwortzeit gegenüber Bauherren. Die Anzahl bearbeiteter Ausschreibungen ist auf 285 gestiegen, ohne dass eine Stelle erweitert werden musste.
„Mit den Vorbefüllungen mache ich die ersten 60 % der Kalkulation in 3–4 Stunden. Dann schaue ich mir die Risiko-Positionen an und mache da, wo es darauf ankommt, die letzten 40 % manuell. Das System zwingt einen, sich zu fokussieren.“
— Senior-Kalkulator, März 2026
Wirtschaftlichkeit
Total Cost of Ownership Jahr 1: ca. 180 k €. Realisierter Effekt: (1) Personal-Effizienz +44 % auf 6.200 Personen-Stunden bedeutet ca. 2.700 freigesetzte Stunden — ohne Stellen-Reduktion direkt wirtschaftlich nur dann, wenn die Stunden in zusätzliches Volumen umgewandelt werden, was hier durch +65 bearbeitete Ausschreibungen passiert. (2) Trefferquoten-Steigerung 24 → 36 % bringt bei rund 280 k € zusätzlichem Brutto-Margen-Effekt netto rund 195 k €. Net Benefit Jahr 1: 215 k €.
Lessons Learned
- Senior-Kalkulatoren als Co-Entwickler — Akzeptanz erzwingt man nicht.
- GAEB strukturiert > freie PDFs: 99 % vs. 91 % Erfolgsquote — bei freien PDFs Puffer einplanen.
- Inflations-Adjustierung ist kritisch — historische Preise ohne Adjustierung sind im aktuellen Markt wertlos.
- Risiko-Markierungen wichtiger als Vorschlags-Preise — Kalkulatoren wollen wissen, wo sie aufpassen müssen.
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