Was RACI bedeutet
RACI ist ein Standard-Framework für Verantwortlichkeitsmatrizen mit vier Rollenarten:
- R — Responsible — macht die Arbeit. Pro Aufgabe genau eine Person, die liefert.
- A — Accountable — trägt die Verantwortung für das Ergebnis. Pro Aufgabe genau eine Person — sonst entsteht Diffusion.
- C — Consulted — wird vor Entscheidung konsultiert. Mehrere Personen möglich.
- I — Informed — wird über Entscheidung informiert. Mehrere Personen möglich.
Goldene Regel: Pro Zeile genau ein A. Wenn zwei Personen accountable sind, ist niemand accountable.
Die 9 Rollen im KI-Projekt
- 1. Sponsor — Geschäftsführung oder C-Level. Verantwortlich für Budget, Mandat, Eskalation.
- 2. KI-Lotse — interne Treiberrolle. Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Fachbereich, IT, Beratung.
- 3. Use-Case-Owner — fachlicher Verantwortlicher im Zielbereich. Definiert Erfolgsmetrik, sichert Akzeptanz.
- 4. Projektleitung — Termine, Budget, Risiken, Lieferanten-Steuerung. Bei kleineren Projekten = KI-Lotse.
- 5. IT-/Daten-Owner — Zugriffsrechte, Schnittstellen, Architektur, Datenqualität.
- 6. Datenschutzbeauftragter (DSB) — DSGVO-Folgenabschätzung, AVV, EU-AI-Act-Klassifizierung.
- 7. Betriebsrat — bei Mitarbeiter-relevanten Use Cases zwingend (§87 BetrVG).
- 8. Multiplikatoren — ausgewählte Anwender als Brückenköpfe in die Belegschaft.
- 9. Externer Partner — Beratung, Implementierung, Coaching. Phasenabhängig.
Die RACI-Matrix für ein KI-Pilotprojekt
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Hinweis: A = Accountable (verantwortet), R = Responsible (liefert), C = Consulted, I = Informed.
Realistische Aufwände pro Rolle
Aufwand-Bandbreiten für einen typischen Mittelstands-KI-Pilot (8–14 Wochen):
- Sponsor: 1–2 h/Monat plus 1 Steering-Meeting/Monat.
- KI-Lotse: 60–100 % Stelle für Pilot-Dauer.
- Use-Case-Owner: 0,5–2 Tage/Woche im Pilot, danach 0,5 Tag/Woche.
- Projektleitung: 1–2 Tage/Woche, oft beim Lotsen.
- IT-/Daten-Owner: 2–5 Tage/Monat, peak in Wochen 2–6.
- DSB: 8–20 h einmalig pro Use Case, 2–6 h/Quartal laufend.
- Betriebsrat: 4–8 h für Anhörung, 4–12 h für Betriebsvereinbarung.
- Multiplikatoren: 2–4 h/Woche während Pilot, 1–2 h danach.
- Externer Partner: projektabhängig — typisch 30–80 Tagessätze über 3–4 Monate.
Intern vs. Extern — Was muss intern sein?
Externe Partner sind im Mittelstand fast immer beteiligt — oft sogar wirtschaftlicher als interner Vollaufbau. Aber: bestimmte Rollen müssen intern besetzt sein, sonst kollabiert das Projekt nach Vertragsende.
- Muss intern: Sponsor, KI-Lotse, Use-Case-Owner, IT-Owner, DSB.
- Kann extern oder intern: Projektleitung (extern für Großprojekte ok), Multiplikatoren (immer intern aus Glaubwürdigkeit).
- Typisch extern: Discovery-Lead, Implementierungs-Steuerung, Coaching-Funktion für KI-Lotsen.
Wer den KI-Lotsen extern besetzt, schafft eine Knowledge-Lücke nach Projektabschluss — typisch 30–60 % Aufwands-Verlust beim ersten Folge-Use-Case.
Häufige Rollen-Fallen
- Falle „Doppelter Accountable": zwei Personen verantwortlich für dasselbe Ergebnis — keine entscheidet. Lösung: A pro Zeile genau einmal.
- Falle „IT-Lotse": KI-Lotse in IT angesiedelt — schmälert Geschäftsblick. Lösung: Stab Geschäftsführung oder Fachbereich.
- Falle „DSB nebenher": Datenschutz-Aufwand wird als 0 gerechnet — kommt aber als 8–20 h pro Use Case sichtbar zurück. Lösung: explizite Kapazität einplanen.
- Falle „Multiplikator nur Tech-Begeisterte": echte Akzeptanz wird nicht erzeugt. Lösung: bewusst auch ehemals Skeptische einbinden.
- Falle „Externer als Owner": kein interner Akzeptanz-Anker. Lösung: Owner immer intern.
- Falle „Betriebsrat zum Schluss": Re-Architektur droht. Lösung: ab Discovery einbinden.
Konkreter nächster Schritt
Drei Wege, je nach aktuellem Stand:
- Vor Projektstart: Rollen ausfüllen, RACI-Matrix mit den ersten 6 Schlüssel-Aktivitäten erstellen, Sponsor-Mandat schriftlich klären.
- Im laufenden Projekt mit Reibung: RACI als Diagnostik nutzen — wo ist A unklar? Wo wird C übersprungen? Eine Rollen-Klärung von 60–90 Min löst oft 50 % der Reibungspunkte.
- Bei strukturellen Problemen: externe RACI-Moderation in 90 Min — Termin buchen oder direkt Potenzialanalyse anfragen.
Häufig gestellte Fragen
Brauchen wir wirklich 9 Rollen für ein KI-Projekt im Mittelstand?
Nein — Sie brauchen 9 Rollen, aber nicht 9 Personen. Eine Person kann mehrere Rollen wahrnehmen. In einem 200-Personen-Mittelständler werden 9 Rollen typischerweise von 4–6 Personen abgedeckt. Wichtig ist nicht die Personenzahl, sondern dass jede Rolle klar einer Person zugeordnet ist. Doppelbesetzungen ohne klare Priorisierung erzeugen Lähmung.
Was ist der Unterschied zwischen Sponsor und Owner?
Der Sponsor ist die Geschäftsführung oder ein C-Level — verantwortlich für Budget, politische Rückendeckung, Eskalationen. Aufwand: 1–2 Stunden/Monat. Der Owner ist die fachlich verantwortliche Person im Bereich, in dem der Use Case stattfindet — verantwortlich für Erfolgsmetrik, Anwender-Akzeptanz, Prozess-Anpassung. Aufwand im Pilot: 0,5–2 Tage/Woche. Sponsor ist 'darf passieren', Owner ist 'sorgt dafür, dass es passiert'.
Sollte der KI-Lotse bei der IT angesiedelt sein?
Meist nein. Die IT ist ein wichtiger Partner, aber nicht der ideale Ort für den KI-Lotsen. Optimal: Stab bei Geschäftsführung, oder im Bereich, der den ersten Use Case verantwortet (Operations, Customer Success). Begründung: KI-Themen sind 30 % Technik und 70 % Geschäftsprozess — eine reine IT-Anbindung schmälert den Geschäftsblick. Ausnahme: sehr technische Use Cases (z. B. Code-Generierung) — dort kann IT-Anbindung passen.
Wie viel Aufwand hat der Datenschutzbeauftragte (DSB)?
Pro Use Case: ca. 8–20 Stunden für DSGVO-Folgenabschätzung, AVV-Prüfung, EU-AI-Act-Klassifizierung im Erstaufschlag. Bei produktivem Betrieb 2–6 Stunden pro Quartal für Routine-Reviews. Bei Hochrisiko-Systemen unter EU AI Act mehr. Externe DSB können diese Stunden anteilig abrechnen — interne DSB sollten den Aufwand explizit als KI-Kapazität einplanen, nicht 'nebenher'.
Wann braucht ein KI-Projekt einen eigenen Projektleiter?
Ab Investitionsvolumen ~50 k€ oder bei mehr als 3 betroffenen Bereichen. Bei kleineren Use Cases kann der KI-Lotse die Projektleitung übernehmen. Bei Großprojekten (>120 k€, mehrere Use Cases parallel) ist eine Trennung sinnvoll: KI-Lotse macht Strategie und Use-Case-Owner-Beziehungen, Projektleiter macht Termine, Budget, Lieferanten-Steuerung.
Welche Rolle übernimmt typischerweise der externe Beratungspartner?
Idealerweise drei Rollen über Phasen verteilt: 1) Discovery-Lead in Phase 1–2 (3–8 Wochen), 2) Implementations-Steuerung im Pilot (3–4 Monate), 3) Coach für KI-Lotsen während Skalierung. Was externe Partner nicht übernehmen sollten: Owner-Rolle im Fachbereich, KI-Lotsen-Rolle dauerhaft, alleinige Verantwortung für Anwender-Akzeptanz. Diese Rollen müssen intern verankert werden, sonst kollabiert das Projekt nach Vertragsende.
Was passiert, wenn eine Rolle vakant bleibt?
Erfahrung aus 50+ Mandaten: jede vakante Rolle erzeugt typische Symptome. Kein Sponsor → Budget-Probleme bei erster Eskalation. Kein Lotse → Stillstand zwischen Workshops. Kein Owner → niedrige Akzeptanz. Kein DSB → Compliance-Re-Architektur kurz vor Roll-out. Kein Projektleiter → Termin-Drift. Wenn eine Rolle nicht besetzt werden kann, das Projekt aussetzen statt es ohne weiterführen — das spart später Faktor 3–5 an Aufwand.