Beide Produkte im Überblick
Microsoft 365 Copilot ist die Productivity-KI-Suite von Microsoft, integriert direkt in Word (Schreib-Assistenz), Excel (Daten-Analyse, Formel-Generierung), Outlook (Mail-Triage, Antwort-Vorschläge), Teams (Meeting-Zusammenfassungen, Recap), PowerPoint (Folien-Erstellung) und SharePoint (Dokumenten-Q&A). Voraussetzung ist eine Microsoft-365-Lizenz; Copilot wird zusätzlich für 30 USD/Nutzer/Monat lizensiert.
Google Gemini for Workspace ist Googles Pendant — integriert in Docs, Sheets, Gmail, Meet, Slides und Drive. Zwei Stufen: Gemini Business (20 €) und Gemini Enterprise (30 €) mit erweiterter Sicherheit, längerem Kontext und Audio-Übersetzung. Voraussetzung ist eine Google-Workspace-Lizenz.
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Lizenz-Modelle im Detail
- Copilot: 30 USD/Nutzer/Monat. Zusätzlich zu M365 Business Standard (12,50 €), Business Premium (22 €), E3 (33,75 €) oder E5 (52,80 €). Für 200 MA mit Business Premium: ~120 k€/Jahr Gesamt-Lizenz (50 k€ M365 + 67 k€ Copilot).
- Gemini Workspace Business: 20 €/Nutzer/Monat. Plus Workspace Lizenz (Standard 12 €, Plus 18 €). Bei 200 MA mit Standard: ~76,8 k€/Jahr.
- Gemini Workspace Enterprise: 30 €/Nutzer/Monat. Plus Workspace Enterprise (~26 €). Bei 200 MA: ~134 k€/Jahr.
- Skalierungs-Tipp: Beide Anbieter bieten Volumen-Rabatte ab ~500 Lizenzen. Im Mittelstand (50–500 MA) ist der Listenpreis meist der reale Preis.
DSGVO & Datenhoheit
Beide Anbieter bieten EU-Data-Residency-Optionen, AVV-Verträge nach Art. 28 DSGVO, Audit-Logs und konfigurierbare Datenschutz-Einstellungen. Beide unterliegen aber als US-Mutterkonzerne potenziell dem CLOUD Act — strukturell ein Schrems-II-Restrisiko, das durch technische und organisatorische Maßnahmen reduziert, aber nicht eliminiert wird.
Für Branchen mit höchstem Schutzbedarf (Banken, Versicherungen, kritische Infrastruktur, öffentlicher Sektor) ist daher eine Sovereign-Cloud-Variante oder On-Premise-Lösung oft regulatorisch notwendig — siehe unseren Cloud-vs-On-Prem-Vergleich. Für den klassischen B2B-Mittelstand sind beide Productivity-AI-Lösungen mit sorgfältiger Konfiguration DSGVO-konform betreibbar.
Integration
Copilot ist tief in das M365-Ökosystem integriert: Outlook-Mails werden automatisch zusammengefasst, Excel-Formeln per Sprache erzeugt, Teams-Meetings transkribiert, SharePoint-Dokumente per Q&A durchsucht. Mit Copilot Studio können eigene Custom-Connectors zu Drittsystemen (SAP, Salesforce, eigene APIs) erstellt werden — ohne Programmierung.
Gemini bietet vergleichbare Integrationen ins Workspace-Ökosystem. Mit Gems können Custom-AI-Helfer für eigene Daten erstellt werden, mit Vertex AI Integration in eigene Anwendungen (für Entwickler-Teams). Stärker im Bereich Multimodalität (Bild, Video, Audio) — Gemini kann lange Videos analysieren und transkribieren.
Funktions-Highlights
- Copilot in Excel: „Erstelle eine Pivot-Tabelle nach Region und Quartal" — Copilot generiert die Pivot inkl. Formatierung. Tabellen-Funktion ist tendenziell stärker als bei Gemini.
- Copilot in Outlook: Mail-Triage („zeig mir alle Mails, die heute Antwort brauchen"), Antwort-Vorschläge im richtigen Ton, Meeting-Vorbereitung mit Kontext-Bündelung.
- Gemini in Gmail: Vergleichbare Mail-Funktionen, plus „Help me write" für längere Texte mit Stil-Steuerung.
- Gemini in Meet: Live-Übersetzung von Audio in 60+ Sprachen, automatische Meeting-Notes, Sprecher-Identifikation. Im Multimedia-Bereich tendenziell stärker.
- Copilot Studio vs. Gems: Beide ermöglichen Custom-Helfer ohne Code. Copilot Studio ist tiefer integriert in M365-Daten, Gems bietet bessere Modell-Wahl-Optionen.
Deutsche Mittelstands-Realität
Im deutschen Mittelstand ist Microsoft 365 mit geschätzt 80–88 % Marktanteil dominant — die Entscheidung Copilot vs. Gemini ist deshalb meistens nicht eine echte Wahl, sondern eine Konsequenz der bestehenden Office-Suite. Wer auf M365 ist, nimmt Copilot. Wer auf Google Workspace ist (häufig in jüngeren Tech-Mittelständlern, Startups, Agenturen), nimmt Gemini.
Eine separate Migration M365 → Google Workspace nur wegen Gemini lohnt sich nicht — die Migrations-Kosten und die Disruption übersteigen den Nutzen. Umgekehrt gilt das gleiche. Beide KI-Stacks sind heute funktional vergleichbar genug, dass die Productivity-Suite den Ausschlag gibt, nicht die KI.
Der wichtigere Hebel ist Adoption: Ohne aktive Schulung und Use-Case-Coaching werden 60–70 % der Lizenzen kaum genutzt. Wir empfehlen vor jedem Roll-out eine Schulungs-Phase mit Power-User-Programm und Multiplikatoren.
Wann was?
Copilot, wenn…
- … Sie auf Microsoft 365 sind (typisch DACH-Mittelstand).
- … Excel und Outlook zentrale Tools sind.
- … SharePoint Ihr Wissens-Hub ist.
Gemini Workspace, wenn…
- … Sie auf Google Workspace sind.
- … Multimodale Aufgaben (Video, Audio) wichtig sind.
- … Sie eine starke Vertex-AI- oder Google-Cloud-Bindung haben.
Keiner von beiden, wenn…
- … DSGVO-Anforderungen On-Premise verlangen — siehe Private AI.
- … Sie tiefere KI-Logik brauchen, die in Standard-Office-AI nicht möglich ist (eigene Workflows, eigene Daten-Modelle).
- … Adoption nicht systematisch begleitet wird — dann verschwenden Sie Lizenz-Geld.
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